Jak długo przechowywać dokumentację medyczną pacjenta?
Obowiązek przechowywania dokumentacji medycznej to jeden z najważniejszych zadań, o których wykonanie szczególnie muszą zadbać wszystkie podmioty wykonujące działalność leczniczą – zarówno szpitale, przychodnie i gabinety lekarskie, jak i indywidualni lekarze prowadzący praktykę. Czas przechowywania tych danych jest ściśle określony przez przepisy prawa i wiąże się nie tylko z ochroną interesów pacjentów, ale także z odpowiedzialnością placówki medycznej.
W artykule wyjaśniamy, jak długo należy przechowywać dokumentację medyczną, co z nią zrobić po upływie wymaganego okresu oraz jakie obowiązki wiążą się z jej archiwizacją i zniszczeniem.
Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji medycznej
Zgodnie z ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, każda placówka medyczna ma obowiązek prowadzić dokumentację medyczną w sposób rzetelny, czytelny i zabezpieczony przed utratą czy nieuprawnionym dostępem. Dokumentacja może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, a jej przechowywanie musi spełniać wymogi bezpieczeństwa – zarówno fizycznego, jak i informatycznego.
Ale sama forma to nie wszystko. Kluczowe pytanie brzmi: przez ile lat dokumentacja musi być przechowywana?
Ile lat należy przechowywać dokumentację medyczną?
Okres przechowywania dokumentacji medycznej został uregulowany w art. 29 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Zgodnie z nim, czas ten zależy od rodzaju dokumentacji i okoliczności zakończenia świadczenia zdrowotnego.
Większość dokumentacji medycznej powinna być przechowywana przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.
Wyjątki od zasady 20 lat:
- 30 lat – w przypadku dokumentacji medycznej dotyczącej zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, liczonych od końca roku, w którym nastąpił zgon.
- 10 lat – w przypadku dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano wpisu.
- 5 lat – dla zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją indywidualną (np. w pracowniach RTG).
- 2 lata – dla skierowań (jeśli nie doszło do udzielenia świadczenia zdrowotnego na ich podstawie). W przypadku, gdy świadczenie zostało udzielone – dokument przechowuje się 20 lat.
Przechowywanie dokumentacji a RODO
Dokumentacja medyczna zawiera dane szczególnej kategorii, podlegające ochronie na gruncie RODO. Dlatego jej przechowywanie, udostępnianie i niszczenie musi odbywać się zgodnie z zasadami:
- ograniczenia celu i czasu przetwarzania,
- integralności i poufności,
- rozliczalności (czyli możliwości wykazania zgodności z przepisami).
Po upływie obowiązkowego terminu przechowywania placówka nie może przetwarzać danych dalej – musi je trwale usunąć.
Dobre praktyki dla placówek medycznych
Aby uniknąć nieprawidłowości, każda placówka medyczna powinna wdrożyć wewnętrzne procedury dotyczące:
- archiwizacji dokumentacji (papierowej i elektronicznej),
- prowadzenia ewidencji z terminami przechowywania,
- systematycznego przeglądu dokumentów,
- niszczenia dokumentacji zgodnie z przepisami,
- obsługi wniosków pacjentów o dostęp do dokumentacji.
Jeśli nie masz pewności, jak zgodnie z przepisami zarządzać dokumentacją medyczną w swojej praktyce – zarówno w zakresie przechowywania, udostępniania, jak i archiwizacji – warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w ochronie danych osobowych i prawie medycznym. Profesjonalna obsługa prawna firm medycznych pozwala uniknąć błędów, które mogą skutkować sankcjami oraz utratą zaufania pacjentów. Takie działania to realne zabezpieczenie interesów placówki i prosty krok do budowania wiarygodności w oczach pacjentów oraz organów nadzorczych.
